一、實(shí)施紙質(zhì)檔案數(shù)字化全程管理的必要性

(編碼：057426859090)    1．實(shí)施全程管理是維護(hù)檔案實(shí)體與檔案信息安全的重要屏障

    在紙質(zhì)檔案數(shù)字化外包過程中如何保障檔案實(shí)體和檔案信息的安全，已成為開展紙質(zhì)檔案數(shù)字化外包工作中急需解決的問題。在維護(hù)檔案實(shí)體和檔案信息安全實(shí)踐中，檔案實(shí)體和檔案信息在數(shù)字化各環(huán)節(jié)中流轉(zhuǎn)，都離不開人這個(gè)關(guān)鍵因素，而把具有主觀能動(dòng)性的人與具有客觀性的流程設(shè)計(jì)管理制度、監(jiān)控設(shè)備有機(jī)結(jié)合起來的有效手段，就是全程管理。只有進(jìn)行全程管理，實(shí)現(xiàn)兩方面優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)，才能{zd0}限度地保障檔案實(shí)體和檔案信息安全。

    2．實(shí)施全程管理是質(zhì)量控制的必然要求

    質(zhì)量控制如同醫(yī)生看病，治標(biāo)不能忘治本，現(xiàn)實(shí)中經(jīng)常存在“頭疼醫(yī)頭、腳疼醫(yī)腳”的“重結(jié)果輕過程”的質(zhì)量管理誤區(qū)。對(duì)紙質(zhì)檔案數(shù)字化實(shí)施全程管理，就是為了徹底走出“事后控制”的誤區(qū)，由單一的事后質(zhì)量檢驗(yàn)把關(guān)控制轉(zhuǎn)變?yōu)椤邦A(yù)防式”的事前控制、事中控制和事后數(shù)據(jù)質(zhì)檢相結(jié)合的綜合管控策略，實(shí)現(xiàn)質(zhì)量問題的處理“由堵向疏”的轉(zhuǎn)變，進(jìn)一步提高數(shù)據(jù)質(zhì)量，提高各環(huán)節(jié)工作效率。

    3．實(shí)施全程管理將為今后認(rèn)定紙質(zhì)檔案數(shù)字副本憑證性奠定基礎(chǔ)

    通過數(shù)字化轉(zhuǎn)換制作紙質(zhì)檔案數(shù)字副本，是當(dāng)前和今后一個(gè)時(shí)期實(shí)施重要檔案異質(zhì)異地備份，加快數(shù)字檔案資源建設(shè)與網(wǎng)絡(luò)化共享的主要途徑。以數(shù)字副本作為紙質(zhì)檔案的異質(zhì)備份件，在網(wǎng)絡(luò)化查檔利用工作中代替檔案原件出證，這都要求紙質(zhì)檔案數(shù)字副本應(yīng)具備憑證功能，這也是今后必須解決的問題。鑒于當(dāng)前我國認(rèn)定數(shù)字副本法律地位的法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)尚未出臺(tái)，而紙質(zhì)檔案數(shù)字化以及數(shù)字副本的長期保存是一個(gè)浩大的系統(tǒng)工程，在經(jīng)費(fèi)、人力、物力等方面的投入可謂巨大，屬于稀缺資源的檔案原件在數(shù)字化過程要經(jīng)過一場(chǎng)浩蕩的拆裝過程，若以這樣的代價(jià)制作形成并長期保存的數(shù)字副本僅具有查考價(jià)值，那么紙質(zhì)檔案數(shù)字化的工作績效將被大打折扣。基于這樣的認(rèn)識(shí)，參照《縮微攝影技術(shù)縮微品法律認(rèn)可性》等標(biāo)準(zhǔn)，省檔案局館認(rèn)為只有通過全程管理，從保障紙質(zhì)檔案數(shù)字副本真實(shí)性、完整性、可靠性和可用性入手，規(guī)范數(shù)字副本的制作過程，盡力保存數(shù)字副本的背景和結(jié)構(gòu)信息才能為將來認(rèn)定它的憑證性奠定基礎(chǔ)、創(chuàng)造條件。