會(huì)議管理系統(tǒng)之會(huì)前管理

好的會(huì)前管理能夠極大地提高會(huì)議效率，通過會(huì)前管理可以清晰{gx}地對(duì)會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、人員、議程、通知和反饋進(jìn)行組織和安排。會(huì)前管理的功能主要包括會(huì)議申請(qǐng)管理、會(huì)議室預(yù)約查詢、會(huì)議通知管理。

在會(huì)前管理中，企業(yè)可根據(jù)不同會(huì)議類型定制不同的會(huì)議申請(qǐng)審批流程、定制會(huì)議議程及會(huì)議服務(wù)；組織者能方便快捷的獲取會(huì)議室占用情況，系統(tǒng)自動(dòng)識(shí)別會(huì)議室空閑可用的時(shí)間段（會(huì)議室被占用的情況可能有：會(huì)議預(yù)約、會(huì)議室預(yù)留、會(huì)議室檢修等）；組織者能根據(jù)會(huì)議復(fù)雜度決定是否需要了解會(huì)議相關(guān)人對(duì)某些問題的建議，相關(guān)人能收到問題并回復(fù)；組織者能提出會(huì)議對(duì)會(huì)議環(huán)境的要求及服務(wù)的要求，會(huì)議室負(fù)責(zé)人會(huì)收到要求并在時(shí)間范圍內(nèi)完成服務(wù)需求；參會(huì)人能及時(shí)收到會(huì)議通知，并回復(fù)是否參加；對(duì)有關(guān)聯(lián)的會(huì)議提供續(xù)會(huì)功能，可在會(huì)議中核查相關(guān)會(huì)議的會(huì)議資料及記錄等。

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會(huì)議管理系統(tǒng)適合哪些企業(yè)使用

ThinkWin CM會(huì)議管理平臺(tái)適用于各類對(duì)會(huì)議管理有需求的組織，尤其是對(duì)大中型企業(yè)、政府、事業(yè)單位、大型機(jī)構(gòu)等中大型組織有更大的意義。同時(shí)，對(duì)于中小型組織，也具有促進(jìn)作用。

適用于以下人員：

領(lǐng)導(dǎo)

可以宏觀掌控組織內(nèi)部的會(huì)議情況，會(huì)議管理平臺(tái)公司，掌控會(huì)議預(yù)算；對(duì)需要領(lǐng)導(dǎo)參加的會(huì)議做出統(tǒng)籌。

會(huì)議管理者

可以協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)掌控組織內(nèi)部的會(huì)議情況，對(duì)會(huì)議進(jìn)行計(jì)劃管理，對(duì)會(huì)議沖突進(jìn)行提前協(xié)調(diào)，對(duì)會(huì)議進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析、績(jī)效考核。

會(huì)議組織者

可以明確會(huì)議議題，提前jjr員、時(shí)間、地點(diǎn)的沖突，提前發(fā)送會(huì)議通知，會(huì)議管理平臺(tái)，了解會(huì)前反饋，并對(duì)會(huì)議進(jìn)行會(huì)后評(píng)估，對(duì)會(huì)議決議的落實(shí)進(jìn)行監(jiān)督，對(duì)會(huì)議成果進(jìn)行管理。

會(huì)議參與者

可以提前明確會(huì)議主題，做好會(huì)前準(zhǔn)備；可以對(duì)會(huì)議進(jìn)行評(píng)估，并可以隨時(shí)查詢會(huì)議知識(shí)庫(kù)。

會(huì)議室管理人員

可以便捷分配會(huì)議室，及時(shí)檢查會(huì)議室要求，及時(shí)發(fā)布會(huì)議信息。

設(shè)備管理人員

可以輕松建立設(shè)備臺(tái)賬，及時(shí)檢查和保養(yǎng)設(shè)備，及時(shí)按要求提供會(huì)議的資源。

會(huì)議室服務(wù)人員

可以及時(shí)接受會(huì)議服務(wù)任務(wù)，并根據(jù)會(huì)議進(jìn)行情況執(zhí)行任務(wù)。

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CM會(huì)議管理平臺(tái)告訴你開會(huì)多長(zhǎng)時(shí)間才合理

我們都知道學(xué)生一堂課的時(shí)間為45分鐘，會(huì)議管理平臺(tái)多少錢，這黃金45分鐘也是教育心理學(xué)中的一個(gè)重要觀點(diǎn)“一般青少年的注意力持續(xù)集中只有10――30分鐘左右，成人注意力持續(xù)集中只有30---50分鐘”。而科學(xué)研究表明，人的頸部同一坐姿支撐45分鐘后陷入疲勞極限?？梢姡瑹o論人的腦力還是體力，注意力專注“在線”時(shí)長(zhǎng)維持在1小時(shí)以內(nèi)。

再來看看現(xiàn)實(shí)中的會(huì)議時(shí)長(zhǎng)。

通過抽樣采訪10家盛科維CM會(huì)議管理平臺(tái)使用單位，我們可以總結(jié)出兩點(diǎn)：1、通知會(huì)、例會(huì)用時(shí)較短，且較預(yù)計(jì)時(shí)長(zhǎng)更短；2、研討類會(huì)議在企業(yè)中占主要力量，且研討型、管理型需要高參與度的會(huì)議用時(shí)較長(zhǎng)，且比預(yù)計(jì)時(shí)間更長(zhǎng)。

企業(yè)半數(shù)以上的會(huì)議時(shí)長(zhǎng)超過90分鐘，將近人合理承受時(shí)間的兩倍，會(huì)議管理平臺(tái)哪里有，無論會(huì)議的成果多么重要，單從與會(huì)人的接受程度來說，會(huì)議就變得不那么{gx}了。

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