重組和再造的優(yōu)化流程

(編碼：057426859090)為發(fā)揮計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢，重組和再造優(yōu)化流程的實(shí)質(zhì)，就是對檔案數(shù)字化整個(gè)工作流程進(jìn)行系統(tǒng)分析，不但要打破原有業(yè)務(wù)規(guī)程，還要改變行政管理分工，進(jìn)行qfw的變革。檔案數(shù)字化的任何一個(gè)細(xì)節(jié)都會對整體產(chǎn)生影響，輕者降低效率，重者決定成敗。長春市檔案館高度重視每一個(gè)細(xì)節(jié)，再造和優(yōu)化了上百個(gè)流程和內(nèi)部標(biāo)準(zhǔn)，保證優(yōu)化技術(shù)路線的順利執(zhí)行。

六．檔案數(shù)字化示范案例----長春模式

從2004年開始，長春市檔案館以科研課題為先導(dǎo)，以項(xiàng)目管理為手段，以效益實(shí)現(xiàn)為檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)，組建并成功運(yùn)行檔案數(shù)字化工作組織架構(gòu)、資源配置、數(shù)字化加工、上網(wǎng)利用“一站式”流水作業(yè)線，探索檔案數(shù)字化和網(wǎng)上利用服務(wù)工程優(yōu)化模式，終于闖出一條獨(dú)特的檔案數(shù)字化之路。

(一)實(shí)施三個(gè)工程，建立一個(gè)團(tuán)隊(duì)

長春市檔案館把信息化帶動作為sw戰(zhàn)略，視為一把手工程、班子工程、全員工程突出抓，并創(chuàng)新管理機(jī)制，打破行政分工，在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，建立了行政領(lǐng)導(dǎo)、指導(dǎo)專家（技術(shù)業(yè)務(wù)總負(fù)責(zé)）、專業(yè)人員、外聘技工20人的長期流程團(tuán)隊(duì)，并與現(xiàn)有計(jì)算機(jī)和掃描設(shè)備進(jìn)行合理搭配。該團(tuán)隊(duì)由局（館）黨組直接領(lǐng)導(dǎo)，館技術(shù)部門提供支持，管理部門提供檔案，專家提供指導(dǎo)，創(chuàng)立了{(lán)gx}的組織體系，搭建了投入小產(chǎn)出大機(jī)制框架。

（二）集中四個(gè)環(huán)節(jié)，堅(jiān)持流水作業(yè)

文件級目錄數(shù)據(jù)錄入是檔案數(shù)字化的基礎(chǔ)，檔案鑒定是檔案信息資源共享的前提，全文數(shù)字化是提升檔案服務(wù)水平的途徑，整理是檔案文件實(shí)體管理主要環(huán)節(jié)，把上述四個(gè)環(huán)節(jié)集中，是提高工作效率和質(zhì)量的{zj0}選擇。長春市檔案館四集中流水線上，目錄數(shù)據(jù)錄入崗位安排業(yè)務(wù)和技工7名、檔案鑒定崗位安排5人、檔案數(shù)字化加工4人、檔案實(shí)體整理4人，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下實(shí)行集中辦公和流水作業(yè)。

（三）數(shù)字化成本降低，數(shù)字化速度加快

由于采用{gx}的組織體系和優(yōu)化的技術(shù)路線，已有20萬件檔案走下流水線。

低成本主要體現(xiàn)在：20萬件檔案緩銷剔出占24.7%，留存檔案占75.3%；留存的75.3%檔案，全文數(shù)字化占25.6%，現(xiàn)用現(xiàn)掃占49.7%，比全部掃描節(jié)省費(fèi)用40%以上。同時(shí)，三年時(shí)間建成數(shù)據(jù)庫50個(gè)，文件級數(shù)據(jù)庫120萬條（包括20萬件全文）；專題數(shù)據(jù)庫120萬條；照片數(shù)據(jù)庫2000張；資料數(shù)據(jù)庫5000條，案卷級目錄數(shù)據(jù)庫23萬條；現(xiàn)行文件和政府公開信息1萬余件（條）。局域網(wǎng)運(yùn)行檔案目錄數(shù)據(jù)260萬余條，20萬件全文；互聯(lián)網(wǎng)運(yùn)行檔案目錄數(shù)據(jù)120萬條,8萬件全文。完成這樣規(guī)模的數(shù)據(jù)庫建設(shè)，全部人工費(fèi)只有58.4萬元（包括流程團(tuán)隊(duì)檔案干部的工資），經(jīng)濟(jì)成本很低，時(shí)間成本很少。

{gx}率主要體現(xiàn)在：價(jià)值鑒定、開放鑒定、數(shù)字化篩選、原件掃描、實(shí)體整理同步完成，比各項(xiàng)分步做效率高數(shù)倍，同時(shí)有現(xiàn)用現(xiàn)掃的方法配套，投入少量設(shè)備，相當(dāng)于將20萬件（200萬頁）檔案全部掃描的效果。

（四）利用方式變革，社會效益顯著

為充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢，長春市檔案館采取了直接與間接相結(jié)合的方法提供利用。

1、直接提供利用：對數(shù)字化檔案全文，在局域網(wǎng)內(nèi)，接待人員利用網(wǎng)絡(luò)檢索后直接打印，為用戶提供數(shù)字化檔案打印件。在互聯(lián)網(wǎng)上提供數(shù)字化檔案全文下載、打印服務(wù)。并通過CA認(rèn)證、電子簽名等安全技術(shù)，對特定的用戶直接提供加蓋電子簽章的數(shù)字化檔案打印件，已有案例。

2．間接提供利用：對目錄數(shù)字化檔案，在局域網(wǎng)內(nèi)，接待人員機(jī)檢到檔案后通知檔案庫管人員，檔案庫管人員調(diào)出原件全文掃描后，通過網(wǎng)絡(luò)打印機(jī)直接傳輸打印件，由接待人員提供給用戶。

目前，長春市檔案館基本實(shí)現(xiàn)了三個(gè)替代：網(wǎng)絡(luò)檢索替代手工目錄檢索，查看數(shù)字化檔案替代查看紙質(zhì)檔案，網(wǎng)絡(luò)打印替代手工復(fù)印。

{gx}益體現(xiàn)在：檔案全文數(shù)字化占館藏檔案的10%，提供數(shù)字化檔案占利用率的70%。為上萬人提供了檔案證明，公眾成為檔案數(shù)字化的{zd0}受益者。檔案數(shù)字化成果得到社會公眾，上級檔案和信息化部門，當(dāng)?shù)攸h委、政府，國內(nèi)外同行的普遍贊譽(yù)，數(shù)以百計(jì)的留言、錦旗、感謝信、獎(jiǎng)勵(lì)證書、媒體報(bào)道就是{zh0}的證明。